PREMIERE PARTIE : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

I.1. Préambule

La Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO) est l'Institut d'émission commun aux huit (8) Etats membres de l'Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), à savoir le Bénin, le Burkina, la Côte d'Ivoire, la Guinée-Bissau, le Mali, le Niger, le Sénégal et le Togo.

La BCEAO exerce ses activités à travers :

● son Siège, situé à Dakar ;

● une Direction Nationale dans chacun des Etats membres, comprenant une Agence Principale et une ou plusieurs Agences Auxiliaires ;

● le Secrétariat Général de la Commission Bancaire (SGCB) de l'UMOA, sis à Abidjan ;

● le Centre de Traitement Fiduciaire (CTF), basé à Yamoussoukro ;

● la Représentation auprès des Institutions Européennes de Coopération (RIEC) sise à Paris.

I.2. Objet

Le présent dossier de demande de propositions a pour objet la sélection d’un prestataire pour la maintenance préventive et curative, de type pièces et main d'œuvre, des petits équipements de traitement de billets de la Banque Centrale.

I.3. Allotissement

Le dossier d'appel d'offres porte sur un lot unique et indivisible de 105 machines constituées de :

● soixante-treize (73) banderoleuses à ganser les liasses de billets de banque, de modèles BB 40 GD et BB 40-26 BUSH ;

● trente-deux (32) cercleuses électriques semi-automatiques, de modèle BSM1. La répartition des machines par site affectataire est jointe en annexe 1. Leur décomposition par type est indiquée à l’annexe 2.

I.4. Conditions de participation au marché

La participation au présent appel d'offres est ouverte à tous les soumissionnaires éligibles, disposant de qualifications techniques et financières correspondantes aux exigences de la demande de propositions. Toutefois, les sociétés impliquées dans des activités illégales, notamment le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, la corruption, des pratiques collusoires, frauduleuses ou coercitives, ne sont pas autorisées à prendre part au présent appel à concurrence. De même, tout candidat en situation de conflit d'intérêt devra en informer la Banque Centrale dans sa lettre de soumission, en précisant les termes dudit conflit d'intérêt.

I.5. Groupement

Les groupements sont autorisés dans le cadre du présent appel d'offres. Toutefois, seule la forme du “ groupement solidaire” est acceptée.

A ce titre, les entreprises concernées devront présenter, dans leurs soumissions, l'acte constitutif du groupement signé par les Parties concernées. Ce document devra indiquer, en outre, le chef de file dudit groupement.

I.6. Sous-traitance

La sous-traitance est subordonnée à l'accord préalable écrit de la Banque Centrale. Si elle est autorisée, cette sous-traitance ne peut excéder 30% de la valeur du contrat initial.

I.7. Conformité des offres

Toute offre qui ne répondra pas explicitement aux exigences de la présente demande de propositions sera rejetée pour non-conformité.

I.8. Période de validité des offres

La validité des offres doit être d'au moins cent vingt (120 jours) à compter de la date de transmission.

I.9. Langue de soumission

Les offres et tous les documents concernant la soumission, échangés entre le soumissionnaire et la Banque Centrale, devront être rédigés en langue française.

I.10. Frais de soumission

Le soumissionnaire supportera tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de son offre. La Banque Centrale ne sera en aucun cas responsable de ces frais, ni tenue de les régler ou de les rembourser, quels que soient le déroulement et l’issue de la procédure d’appel d’offres.

I.11. Monnaie de soumission et de paiement

La monnaie utilisée est le franc CFA. Toutefois, les soumissions valorisées en euros seront acceptées pour les prestataires établis hors de la zone UMOA. Pour des besoins de comparaison, toutes les offres seront converties en francs CFA.

I.12. Modalités de paiement

En cas d'attribution, le règlement du montant du contrat s’effectuera selon les modalités convenues d’accord parties. Le règlement de la facture y relative sera assujetti à la production des fiches d'intervention préventive et corrective ou toutes pièces attestant la réalisation des travaux sur la période concernée.

I.13. Régime fiscal

En vertu des dispositions des articles 28 du Traité de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), du 20 janvier 2007, 7 des Statuts de la BCEAO, 10, paragraphe 10-1 du Protocole relatif aux privilèges et immunités de la BCEAO, annexés audit Traité, la Banque Centrale bénéficie dans le cadre de la présente demande de propositions, du régime de l’exonération de tous impôts, droits, taxes et prélèvements d'effet équivalent dus dans les Etats membres de l’UMOA.

A ce titre, les formalités d’obtention du titre d’exonération seront accomplies par le transitaire du prestataire en relation avec les services compétents de la BCEAO.

I.14. Présentation des soumissions

Les offres devront comprendre les quatre (4) parties ci-après :

● une lettre de soumission ;

● une présentation du soumissionnaire ;

● une proposition technique ;

● une proposition financière.

I.14.1. Lettre de soumission

Les soumissionnaires devront produire une lettre de soumission selon le modèle joint en annexe 4, précisant tous les éléments de leurs propositions qui les engagent contractuellement. Cette lettre devra être signée par un responsable dûment habilité de l'entreprise soumissionnaire.

I.14.2. Présentation du soumissionnaire

Le Prestataire devra fournir les informations ci-après :

● présentation succincte de la société (dénomination, adresse, zones de couverture, nombre d'années d'expérience) ;

● numéro du registre du commerce ;

● attestation d’immatriculation et de paiement des cotisations à l’Institution de sécurité sociale.

En cas de sous-traitance, les mêmes informations concernant le sous-traitant, devront être communiquées à la Banque Centrale.

Par ailleurs, le soumissionnaire devra communiquer des références bancaires conformes aux normes de codification bancaire internationales.

I.14.3. Offre technique

Les offres techniques devront être présentées conformément aux dispositions ci-après :

● les références techniques similaires ;

● la liste et les curriculum vitae (CV) des intervenants et des représentants du prestataire dans les pays de l'UMOA pour la prise en charge de la maintenance des machines pendant la validité du contrat ;

● la liste des pièces d'usure ainsi que la périodicité de leur remplacement ;

● la périodicité d'exécution des prestations de maintenance préventive ;

● les moyens techniques ainsi que les modalités d'exécution des prestations, conformément aux exigences définies dans la deuxième partie du présent appel d'offres ;

● la formulation d'avis et remarques.

I.14.4. Offre financière

L'offre financière devra être ferme, non révisable, exprimée hors taxes et hors douane en franc CFA ou en euros. Elle devra inclure la main-d'œuvre, la fourniture des pièces de rechange et l'ensemble des frais relatifs aux déplacements et aux séjours des techniciens.

Toute prestation ou service proposé par le candidat dans son offre et pour lequel aucun prix n’est fourni sera considéré comme inclus dans l’offre principale et ne donnera lieu à aucune facturation supplémentaire. L'utilisation éventuelle de moyens techniques exceptionnels, même avec l’accord de la BCEAO, ne saurait ouvrir au prestataire un droit quelconque à supplément ou indemnité.

Le soumissionnaire indiquera tout rabais inconditionnel ou conditionnel et la méthode d’application dudit rabais dans la lettre de soumission de l’offre.

I.15. Lieux de la prestation

Les prestations devront être fournies :

● dans les Agences Principales de la BCEAO situées dans les villes de Cotonou, Ouagadougou, Abidjan, Bissau, Bamako, Niamey, Dakar et Lomé ;

● dans les Agences Auxiliaires situées dans les villes de Parakou, Bobo-Dioulasso, Abengourou, Bouaké, Daloa, Korhogo, Man, San Pedro, Mopti, Sikasso, Maradi, Zinder, Kaolack, Ziguinchor et Kara.

I.16. Assurance

Le ou les prestataires et/ou leurs sous-contractants devront, à leur charge, souscrire des polices d'assurance valables pendant toute la durée du contrat et couvrant au moins les risques de transport et de livraison.

I.17. Confidentialité

Dans le cadre de la mission, chaque partie devra s’engager à préserver le caractère confidentiel de toute information communiquée comme telle. Ainsi, le Prestataire sera tenu notamment de :

● garder confidentiels tous documents et informations de quelque nature qu'ils soient, qui lui auront été communiqués par la BCEAO ou dont il aura eu connaissance, quels qu'en soient la forme, le support et le contenu, dans le cadre de l'exécution du marché ;

● n'utiliser ces documents et informations qu'aux seules fins d'exécuter le marché. En conséquence, même après la cessation du contrat, le soumissionnaire ne pourra les communiquer à des tiers ou les exploiter dans ses relations avec ceux-ci, sans avoir obtenu, au préalable, l'autorisation écrite de la BCEAO ;

● prendre toutes les dispositions nécessaires, notamment auprès des membres de son personnel appelés à prendre connaissance de ces documents ou à connaître ces informations, et dont le Prestataire répond entièrement en la matière, pour prévenir et éviter leur divulgation à des tiers, de quelque manière que ce soit ;

● restituer sans délai à la BCEAO, à sa demande, au terme de l'exécution du marché ou à la date de sa prise d'effet, les documents, rapports et données ainsi que toutes autres informations qu'elle juge confidentielles.

I.18. Date et heure limite de transmission des offres

Les offres devront exclusivement être transmises en version PDF, par voie électronique à l'adresse courrier.ZDBA-SAMA@bceao.int au plus tard le mercredi 05 juillet 2023 à 12 heures TU, délai de rigueur.

Les courriels de transmission devront porter le titre “Appels d’offres pour la maintenance des petits équipements de traitement de billets de la Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO)“.

Les fichiers volumineux ne pouvant pas être transmis en un seul message pourront faire l’objet de plusieurs envois. Dans ce dernier cas, il conviendrait de préciser, en fonction du nombre d’envois, la mention 1/X, X étant le nombre total d’envoi de la soumission.

Les plis expédiés par voie postale (DHL, Chronopost, EMS, etc.) ou par porteur ne seront pas recevables.

I.19. Evaluation des offres

Une Commission des Marchés procédera à la vérification de conformité, à l'évaluation et au classement des propositions reçues. Préalablement à l'évaluation des offres, la BCEAO se réserve le droit de procéder à la vérification de l'éligibilité des soumissionnaires, eu égard notamment à la législation relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme en vigueur dans l'espace UMOA.

Les critères d'évaluation des offres se présentent, par ordre de priorité, comme ci-après :

● la qualification et les expériences des intervenants dans la conduite de prestations similaires ;

● la méthodologie et l’approche proposées ;

● le coût de la prestation proposée.

L'évaluation des offres sera conduite sur la base de leur conformité aux spécifications techniques des termes de référence, d'une part, et de l'analyse ainsi que de la comparaison des prix proposés, qui s'effectueront au regard des critères économiques et financiers, d'autre part.

Il sera procédé à des ajustements de prix en cas d'erreurs arithmétiques. De même, s’il y a contradiction entre le prix indiqué en lettres et en chiffres, le montant en lettres fera foi.

A l'issue du dépouillement, le marché pourra faire l'objet de négociations commerciales avec le soumissionnaire pressenti.

I.20. Vérification de la qualification des candidats

La Banque Centrale se réserve le droit de vérifier par tous les moyens appropriés les capacités technique et financière, notamment la solvabilité, du prestataire classé premier à exécuter le marché de façon satisfaisante.

Cette vérification sera fondée sur l'examen des preuves de qualification que la Banque Centrale jugera nécessaires.

Si l'examen n'est pas satisfaisant, son offre sera rejetée et la Banque Centrale procédera à l'examen de la seconde offre évaluée la moins-disante.

I.21. Attribution du marché

Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l’offre est la plus économiquement avantageuse pour la Banque Centrale et non celle dont le montant est le plus bas. La BCEAO se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute offre et d'annuler, le cas échéant, l'appel d'offres en rejetant toutes les soumissions, à tout moment, avant l'attribution du marché.

Avant l'attribution du contrat, la BCEAO se réserve le droit de procéder à une vérification du caractère raisonnable des prix proposés dans le cadre de la présente procédure.

Une conclusion négative (des prix déraisonnablement élevés ou bas) constitue un motif de rejet de l'offre, à la discrétion de la BCEAO. Dans ce cas, elle pourra inviter le soumissionnaire classé deuxième à l'issue de l'évaluation technique et financière des offres pour des négociations.

I.23. Publication des résultats et notification de marché

Les résultats de l'appel d'offres seront publiés sur le site internet de la BCEAO. A cet égard, tout candidat pourra former un recours gracieux par écrit, adressé au Directeur Général de l'Administration et des Ressources Humaines, dans un délai maximum de cinq (5) jours ouvrés, à compter de la date de publication des résultats provisoires. Ledit recours ne peut porter que sur l'attribution du marché. Le délai de réponse de la BCEAO est de dix (10) jours maximum. Passé ce délai et sans une réponse de la BCEAO, le recours devra être considéré comme rejeté. L'attribution du marché sera notifiée au soumissionnaire retenu. Un contrat pourrait lui être soumis pour signature. La date de signature du contrat par les deux Parties constitue le point de départ des délais contractuels d'exécution du marché.

I.24. Litiges et contestations

Les Parties s’efforceront de régler à l’amiable tout différend né de l'exécution ou de l'interprétation du marché. A défaut de règlement à l'amiable, le différend sera, de convention expresse, soumis à l’arbitrage selon le Règlement d’arbitrage de la Cour Commune de Justice et d’Arbitrage (CCJA) de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA), et tranché par un (1) arbitre ad hoc désigné conformément à ce Règlement. L'arbitrage se déroulera en langue française à Dakar (Sénégal), selon le droit sénégalais. Les frais de l'arbitrage seront à la charge de la Partie succombante.

I.25. Informations complémentaires

Pour toute demande d'informations complémentaires, les soumissionnaires pourront prendre l'attache de la Direction du Budget et des Approvisionnements, par courriel au moins dix (10) jours calendaires avant la date limite de dépôt des offres à l'adresse : courrier.ZDBA-SAMA@bceao.int. Toute demande de renseignements parvenue au-delà du délai précité ne sera pas prise en compte. Les questions formulées ainsi que les réponses apportées seront mises en ligne sur le site Internet de la BCEAO à l'adresse www.bceao.int. A ce titre, les candidats sont invités à visiter régulièrement le site.

DEUXIÈME PARTIE : TERMES DE RÉFÉRENCE

La présente section a pour objet de préciser :

● la nature et la périodicité des prestations à fournir ;

● les horaires des prestations ;

● les obligations de résultats.

II. 1. Nature des prestations

Le Prestataire s'engage à exécuter la maintenance préventive et corrective des appareils conformément au présent appel d'offres et aux normes en vigueur.

II. 2. Maintenance préventive

L'intervention de maintenance préventive consistera à procéder une inspection régulière, sur les machines, à des intervalles prédéfinis, permettant leur maintien en bon état de fonctionnement. Sur chaque équipement, les principales opérations périodiques à réaliser sont :

● le test des fonctions essentielles ;

● l'inspection des pièces d'usure et leur remplacement ;

● l'extraction des poussières et autres résidus pouvant affecter la fonctionnalité des équipements et leur précision ;

● le graissage, la lubrification et l'ajustement des parties mécaniques mobiles ainsi que l'ajustement des parties électroniques, si nécessaire ;

● le remplacement périodique de pièces afin d'éviter tout dysfonctionnement ;

● l'identification et la correction des dysfonctionnements ;

● toute autre opération préventive jugée nécessaire par le prestataire.

Ces tâches seront consignées dans un registre de suivi de la maintenance prévu à cet effet. La maintenance préventive sera également matérialisée par l'établissement d'un rapport technique sur lequel sont indiqués :

● le numéro de série de l'équipement ;

● la description des pannes éventuelles et des réparations pratiquées ;

● le temps écoulé pour la réalisation des pannes ;

● les références des pièces de rechange utilisées et celles dont le niveau d'usure indique un changement à court terme ;

● les dates de début et de fin d'exécution de la maintenance préventive ;

● les signatures conjointes des représentants attitrés de la BCEAO et du Prestataire.

Le Prestataire devra indiquer, pour chaque type d'équipement, la durée maximale à consacrer pour la maintenance préventive.

II. 3. Maintenance corrective

La maintenance corrective est destinée à remettre toute machine défaillante dans un état de fonctionnement normal. La maintenance se matérialisera par la réparation, nécessitant ou non le remplacement des pièces défectueuses, afin de restaurer l'opérationnalité des équipements. L'arrêt de fonctionnement des machines sera constaté par le prestataire, qui effectue un diagnostic technique en procédant dans un délai de deux (2) jours à une correction des dysfonctionnements. La maintenance corrective effectuée sur un équipement donnera lieu à l’établissement d’un rapport technique devant contenir les informations ci-après :

● le numéro de série de l'équipement ;

● la date et l'heure de la demande d'intervention ;

● la date et l'heure de début de l'intervention ;

● la description des pannes et de leur correction ;

● la date et l'heure de fin d'exécution de la maintenance corrective ;

● la durée des travaux ;

● la liste des pièces de rechange remplacées ainsi que leurs références ;

● les signatures conjointes des représentants attitrés de la BCEAO et du Prestataire.

II. 4. Obligations de résultats

Le Prestataire garantira, pour chaque machine, un taux de disponibilité moyen supérieur ou égal à quatre vingt quinze pour cent (95%). Le calcul se fera conformément à l’annexe 3. Tout dépassement alloué à une maintenance préventive sera enregistré comme temps de maintenance corrective.

ANNEXE 1 : Répartition des machines de caisse par site de la BCEAO

ANNEXE 2 : Décomposition du parc de petits équipements de caisse à entretenir

ANNEXE 3 : Méthode de détermination du taux de disponibilité par machine

A/ Taux de disponibilité

Pour chaque machine le taux de disponibilité mensuel est donné par la formule :

TDM : Taux de disponibilité moyen

TCBF : Temps Cumulé de Bon Fonctionnement

TCI : Temps Cumulé d'Immobilisation

B/ Modalités de détermination du taux de disponibilité

Le taux de disponibilité des machines n'ayant pas connu de pannes au cours d'un mois quelconque est égal à 100%. Quant aux équipements défaillants sur la même période, le taux de disponibilité est calculé sur la base de la formule ci-dessus. Le temps cumulé d'immobilisation est la résultante des temps d'immobilisation mentionnés sur les fiches d'interventions correctives signées par les deux (2) parties.

ANNEXE 4

Formulaire de soumission

(indiquer le lieu et la date)

A l'attention de MONSIEUR LE DIRECTEUR DU BUDGET ET DES APPROVISIONNEMENTS

Objet : Appel d'offres pour la sélection d’un prestataire chargé de la maintenance des petits équipements de traitement de billets de banque, des Services de Caisse sur les sites de la BCEAO Nous, soussignés.......................soumettons par la présente une offre de prix pour la maintenance des petits équipements de traitement de billets de banque, des Services de Caisse sur les sites de la BCEAO pour un montant total de…............FCFA HT/HD ou.................euro réparti comme suit (préciser selon le cas) :

La durée de validité de notre soumission est de cent vingt (120) jours pour compter du (indiquer la date).

Nous déclarons, par la présente, que toutes les informations et affirmations faites dans cette offre sont authentiques et acceptons que toute déclaration erronée puisse conduire à notre disqualification.

Notre proposition engage notre responsabilité et, sous réserve des modifications résultant d'éventuelles négociations du marché, nous nous engageons, si notre proposition est retenue, à commencer la prestation au plus tard à la date convenue lors desdites négociations.

Signataire mandaté

Nom et titre du signataire