1. Objet

Le Bureau souhaite recevoir des soumissions pour des services d’hôtellerie pour accueillir nos ateliers de formation, qui se tiendront à Koudougou, dans le cadre de la mise en œuvre des activités du Bureau satellite basé à Ouagadougou. Cet appel d’offre sera effectué en vue de conclure une potentielle entente annuelle.

1.1. Le Bureau International des droits des enfants

Le Bureau international des droits des enfants (l’IBCR ou le Bureau) agit pour les droits de l’enfant depuis plus de 25 ans dans plus d’une vingtaine de pays d’Afrique, des Amériques, d’Asie et du Moyen-Orient. Par une approche participative et durable, nous œuvrons avec nos partenaires sur le terrain, à la promotion et à la protection des droits de l’enfant, qu’il soit en contact avec le système de justice ou confronté à une situation de crise humanitaire, causée par un conflit armé ou un désastre naturel. Nous veillons également à prévenir toute forme d’exploitation, de violence, d’abus et de négligence envers les enfants, notamment à des fins sexuelles. L’écoute, la 

participation et la protection de l’enfant sont au cœur de toutes nos actions.

Le Bureau est basé à Montréal et intervient dans plus de 15 pays sur trois continents, depuis plus de 25 ans. Quatre bureaux satellites sont également installés dans le cadre de nos activités au Burkina Faso, au Sénégal, en RDC et au Honduras.

Nos principes fondamentaux :

1. La prise en compte de l’intérêt supérieur de l’enfant

2. La non-discrimination

3. Le droit à la vie, à la survie et au développement

4. Le respect de l’opinion de l’enfant et de son droit à la participation

Plus d’informations sur l’organisation :

1.2. Les chiffres clés

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités du projet du Bureau satellite basé à Ouagadougou, le Bureau souhaite mettre en œuvre un contrat cadre pour mener ces ateliers de formation dans la ville de Koudougou tout au long du projet pour une durée de deux ans, à compter du 01 décembre 2022 au 30 novembre  2024.  Les  ateliers  de  formations comprennent souvent 50 personnes et se déroulent sur 10 de jours maximums.

1.3. Détails de la prestation attendue

Dans le cadre de ce projet, l’IBCR souhaite recevoir des soumissions de professionnels pour la tenue de ces ateliers. Le Bureau souhaite que la firme fournisse un service selon les critères suivants :

-  Prix,  par  nuit  et  par  personnes,  et caractéristiques (wifi, type de lit etc.) de la location de chambres individuelles avec petit déjeuner pour son équipe;

- Prix par jour, et caractéristiques pour la location de salle de conférence sonorisée pouvant contenir 36 à 50 personnes assises (les jours d’atelier). La salle de conférence doit contenir : au moins un vidéo projecteur, micro baladeur et doit être climatisée.

- Prix pour la location de salles supplémentaires pouvant contenir 10 à 15 personnes pour les simulations certains jours d’atelier;

- Prix pour des bidons d’eau minérale en salle matin et soir pendant les jours d’atelier;

- Prix par personnes, de la pause-café matin à 10 h00 pendant les jours d’atelier;

- Prix par personnes, de la pause-café soir à dresser en salle pendant le déjeuner de 13 h00 pendant les jours d’atelier;

- Prix par personnes, du déjeuner avec boissons légères à 13 h00 pendant les jours d’atelier

En plus des critères listés plus haut, le Bureau souhaite recevoir des informations additionnelles sur les points suivants :

- Le coût de la taxe de développement touristique;

- Le coût de la contribution au développement communal;

- Tous les autres avantages liés au service

2. Réception des soumissions :

2.1 Date limite :

La date limite pour la réception des soumissions est le 24 novembre 2022 à 17h00 (heure du Burkina Faso.

2.2 Soumissions présentées en retard :

Les soumissions reçues par le Bureau après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées.

2.3 Modalités :

Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées en format PDF à Laurence Gongninbou, à l’adresse courriel suivante :

Aucun renseignement ne sera donné par téléphone. Pour toutes demandes d’éclaircissements, veuillez-vous adresser par courriel à l’adresse susmentionnée.

3. Clauses générales de soumission :

3.1 Processus :

Après la date limite de présentation des soumissions, le Bureau examinera toutes les soumissions reçues. Si un fournisseur de services est choisi, ce dernier pourrait être invité à signer un contrat de prestations annuel avec le Bureau.

3.2 Frais de soumission :

Le  soumissionnaire  n’a  droit à un dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.

3.3 Taxes de vente :

Le prix proposé pour les services (prix de la soumission) doit être libellé en (TTC) toutes taxes comprises.  Les  taxes  doivent  être  clairement indiquées.

3.4 Langue de soumission et langues de travail : Les soumissions seront présentées en français.

Les langues de travail du Bureau sont le français, l’anglais et l’espagnol.

3.5 Durée de la soumission :

Les soumissions présentées sont considérées valides pour une période de 30 jours suite à la date de réception au Bureau.

3.6 Acceptation des soumissions :

Le Bureau pourra accepter l’une des soumissions présentées  ou  pourra  rejeter  la  totalité  des soumissions, sans avoir l’obligation d’informer le soumissionnaire des raisons de sa décision.

Le Bureau se garde la possibilité d’ajouter des étapes éliminatoires au processus dans le cas où deux soumissions seraient équivalentes.

Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus seront avisés de la décision par courriel.

4. Qualifications requises des soumissionnaires : Le  Bureau  souhaite  recourir  aux  services d’un fournisseur pour le service d’assurance santé, offrant un service à la clientèle, des délais 

de traitement ainsi que des tarifs compétitifs en son ensemble par rapport   aux   autres  fournisseurs,   afin   de potentiellement établir un contrat annuel.

5. Évaluation des soumissions :

Les critères suivants serviront à évaluer la qualité des offres présentées par les soumissionnaires : service à la clientèle, délai de traitement des dossier et tarifs.

5.1. Enregistrement au Burkina

Le Bureau a besoin que la firme soit enregistrée fiscalement dans le registre des entreprises du Burkina Faso. La firme devra fournir son numéro d’identification nationale ou numéro d’impôt ainsi que son quitus fiscal.

5.2. Disponibilités des services

Le Bureau souhaite que le soumissionnaire fournisse tous les services demandés par l’appel d’offre (hébergement, location de salle équipée pour une conférence, traiteur). Le soumissionnaire devra alors démontrer qu’il peut fournir tous ces services.

5.3 Détaille de la prestation

Le soumissionnaire devra détailler les prestations associées à chaque service tel que : les équipements des salles et chambres, la disponibilité du wifi, ce que contient les pauses-cafés et les repas, l’application des règles de protection contre le covid etc.

5.5   Qualité   des   prestations   (lettre   de recommandations)

Le Bureau souhaite recourir à une firme qui fournit des  prestations  de  qualité.  À  cet  effet,  le soumissionnaire devra donc fournir une liste de trois(3) références d’autres clients.

5.6 Offre financière détaillée

Le Bureau souhaite recevoir une offre financière détaillée (incluant toutes les taxes) pour les couts de cette prestation incluant tous les services mentionnés ci-dessus. Le coût de la taxe de développement touristique  et  le  coût  de  la  contribution  au développement communal devront être indiqués.

5.7 Service à la clientèle accessible

Le Bureau souhaite savoir s’il existe un service à la clientèle pour faire les réservations, modifications etc., accessible facilement et rapidement. Le fournisseur devra fournir les horaires d’ouverture de son service et les moyens pour le contacter et ainsi démontrer en quoi le service à la clientèle de l’entreprise atteint concrètement cet objectif.

5.8 Condition d’annulation et de modification des réservations

Le  Bureau  souhaite  connaitre  les  modalités d’annulation et de modification des réservations.

5.9 La sécurité

Dans le contexte sécuritaire actuel qui prévaut au Burkina Faso, le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur dont les aspects sécuritaires sont de haut niveau pour assurer la quiétude des participants et de son équipe.

Le Bureau souhaite donc connaitre les procédures mises en place par la firme pour assurer la sécurité de ses lieux.

5.10 Tarifs et modalités de paiements

Le  Bureau  souhaite  retenir  les  services  d’un fournisseur dont les tarifs sont compétitifs dans son secteur d’activité et force de proposition dans les différentes options tarifaires et de couvertures, les plus adéquates pour le Bureau.

Le Bureau souhaite donc connaitre les délais et modalités de paiement. Le Bureau s’attend à des services de facturation et de paiement adéquats à sa structure, soit, des facturations mensuelles et/ou trimestrielles, et des modalités de paiement par chèque et virements bancaires.

6. Entente pouvant résulter d’une acceptation d’une offre par le Bureau :

6.1 Entente annuelle :

Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, une entente ayant force obligatoire pourrait être conclue entre le Bureau et  le  soumissionnaire,  dans laquelle  devront notamment figurer les clauses suivantes :

1 - Résiliation

Le Bureau peut résilier l’entente en tout temps. Dans le cas d’une telle résiliation, le Bureau verse au fournisseur et le fournisseur accepte à titre de règlement complet, un montant pour les services rendus de façon satisfaisante.

2 - Cession

a. Le fournisseur ne peut, ni en partie ni en totalité, céder l’entente sans le consentement préalable du Bureau.  Après  réception  d’une  demande  du fournisseur à cette fin, le Bureau informe dans les meilleurs délais le fournisseur de sa décision.

b. La cession des présentes sans le consentement précité  ne  libère  le  fournisseur  d’aucune des obligations que lui impose l’entente et n’impose aucune responsabilité au Bureau.

6.2 Engagement du Bureau :

Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau et conclusion d’une entente sur base annuelle, le Bureau ne s’engage pas à se procurer auprès du fournisseur un nombre prédéterminé d’articles ou de services, et que l’exclusivité avec le fournisseur n’est maintenue que sous réserve que celui-ci assure un service satisfaisant.

6.3 Politique générale du Bureau :

Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, il s’engage à respecter  les  valeurs  et  principes  du  Bureau, particulièrement eu égard à sa mission.

6.4 Destruction des données :

Il est de la responsabilité du fournisseur de services de s’assurer de la sécurité des données fournies par le Bureau dans le cadre du présent contrat et de l’accès restreint à ces données. De plus, au terme du contrat d’entretien ou à la résiliation de celui-ci, il est essentiel que l’ensemble des données transmises au fournisseur de services soient totalement détruites

Le Bureau International des droits des enfants vous remercie par avance de votre soumission et de votre intérêt de collaboration !